当社の個人情報保護への取組みと個人情報保護方針

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当社の個人情報保護への取り組みについて

当社は、シェアードサービスとして採用・育成・給与・厚生等の人事業務並びに出納・決算等の経理業務の様々なサービスを提供しています。これらのサービスを通じて「特定個人情報」を含む多くの「個人情報」を取扱っており、当社の社会的責任は極めて高いものと認識しております。


従来から、情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏洩等の防止に努め、安全性については万全を期してまいりました。


さらに、日本工業規格(JIS Q 15001:2006)に準拠し、規則の制定及び管理体制の整備などを内容とした個人情報保護マネジメントシステムを確立するとともに以下に掲げる個人情報保護方針を定め、役員及び従業員に周知し、この方針に従い個人情報の適切な保護に努めます。


なお、当社は2005年3月に一般財団法人日本情報経済社会推進協会(旧:財団法人日本情報処理開発協会)より、個人情報の適切な取り扱いを行う事業者に付与されるプライバシーマークの付与認定を受けました。

プライバシーマーク

当社の個人情報保護方針

個人情報は、個人の重要な財産である。

このことを念頭に置き、株式会社阪急阪神ビジネスアソシエイトで業務に従事する者は、当社の事業の用に供する個人情報について、その有用性に配慮しつつ、以下の基本方針に従い、個人情報を適切に取り扱うことにより、お客様、お取引先及び従業員等からお預かりした個人情報を守り、その信頼に応えなければならない。


1.個人情報保護マネジメントシステムの確立及び継続的改善

当社は、役員及び従業員に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するため、方針、体制、計画、実施、点検及び見直しを含む、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム−要求事項」(JIS Q 15001:2006)に適合した個人情報保護マネジメントシステムを確立し、これを実施し、維持し、かつ、継続的に改善します。

2.個人情報の取得・利用・提供

当社は、個人情報の取得に際しては、業務内容を十分考慮した上で、その利用目的を特定し、適切かつ公正な手段により行います。そして、個人情報の利用及び提供に際しては、厳正な管理の下に細心の注意を払い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行いません。また、全社を挙げてそれに必要な対策に努めます。

3.安全対策の実施

当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため、技術面及び組織面において安全対策を講じ個人情報への不正なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩等の是正および予防に努めます。

4.苦情及び相談への対応

当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重し、個人情報の取扱い及び個人情報保護マネジメントシステムに関して、本人からの苦情及び相談を受け付けて、これに適切かつ、迅速に対応します。

5.法令・規範の遵守

当社は、個人情報の取扱いにおいて、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。また、当社の個人情報保護マネジメントシステムを、これらの法令及びその他の規範に適合させます。

制定日平成16年2月1日
最終改訂日平成29年2月1日
株式会社阪急阪神ビジネスアソシエイト
代表取締役社長 梅園 逸夫

当社の個人情報の取扱いについて

1.事業者の名称および個人情報保護管理責任者の氏名・所属・連絡先

株式会社阪急阪神ビジネスアソシエイト
  個人情報保護管理責任者 吉田 貢
  個人情報保護管理責任者の代理人 森野 泰幸(総務人事部) Tel:06-6373-5185

2.個人情報の利用目的

・お客様から預託している個人情報は、お客様各社の人事業務(人事・給与・福利厚生・教育研修等)、採用業務、出納業務に使用します。

・当社従業員の個人情報は、人事業務(人事・給与・福利厚生・社会保険・教育研修等)、採用業務及び出納業務に使用します。

3.個人情報の第三者提供

当社は、次の場合を除き、個人情報をいかなる第三者にも開示いたしません。

(1) 情報提供に関してご本人の同意がある場合

(2) ご本人からのお問合せ等の内容から、人事業務委託元会社およびその関連会社から回答または対応することが適切と当社が判断した場合

(3) ご本人に明示した利用目的の実施のために、事前に機密保持契約を締結した業務委託会社や協力企業に対して開示する必要がある場合

(4) 人事業務に関連する金融機関等に個人情報を開示する必要がある場合

(5) ご本人個人を識別できない状態(統計的資料等)で開示する場合

(6) 法令または指針・ガイドライン等により、第三者への開示が認められている場合

(7) 人の生命、身体および財産などに対する差し迫った危険があり、緊急の必要性がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合

ただし、上記に関わらず、特定個人情報については、特定個人情報に関する法令または指針・ガイドラインに規定され、第三者への提供・開示が認められている場合に限り、提供・開示対象とします。

4.個人情報の取扱の委託

次に掲げる業務について、業務委託会社に委託する場合があります。
(1) 給与業務に関するデータエントリー・印刷・封入・配送業務
(2) カフェテリアプラン業務に関する印刷・封入・配送業務
(3) 社会保険業務に関する情報処理・印刷・封入・配送業務
(4) 健康保険関連業務全般(特定個人情報の利用を含む)
(5) 健康診断に関連する検査業務
(6) 各種保険・持株会に関連する業務(特定個人情報の利用を含む)
(7) 採用関連業務
(8) 教育・研修関連業務
(9)特定個人情報の取得、保管、消去・廃棄業務
(10)源泉所得税関連の届出業務及び社会保険届出業務における特定個人情報の利用

5.個人情報の開示

お客様各社から預託されている個人情報の開示、個人情報に係わる訂正、追加、削除、利用停止等については、お客様各社にお問い合わせください。

当社における個人情報に係わる開示等の手続き(開示、訂正、追加、削除、利用停止等、または第三者への提供の停止)については、個人情報保護苦情・相談窓口担当である総務人事部まで個別にお申出ください。

【個人情報の開示手続き】

当社における個人情報に係わる開示、訂正、追加、削除、利用停止等の請求を受付ける場合の手続きは、次の通りです。 なお、第三者への提供の停止 については、個別にお申出ください。


1.すべての開示対象個人情報の利用目的

@採用応募者
採用業務(採用の合否判定等)に使用します。

A当社従業員および退職者
人事労務管理業務(人事・給与・福利厚生・社会保険・教育研修等)および経費立替精算業務のために使用します。

2.開示対象個人情報の取扱に関する苦情の申出先

株式会社阪急阪神ビジネスアソシエイト 個人情報保護苦情・相談窓口担当
(総務人事部マネージャ) Tel : 06-6373-5185
一般社団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室 
Tel : 0120-700-779 または、03-5860-7565

3.開示の対象

当社で管理するご本人の個人情報
(注)公益その他の利益が害されるもの、または6ヶ月以内に消去することとなるものについては対象となりません。

4.開示請求の受付方法

1)当社の開示窓口「総務人事部」への来社または郵送での受付となります。
2)必要な書類は当社指定の「個人情報開示等申請書」並びに後記の確認書類です。

5.開示請求できる方

1)ご本人
2)ご本人が委任した代理人
代理人の場合は以下の通りとなります。
法定代理人 親権者 本人が未成年者のとき
未成年後見人 未成年者に対し親権を行う者がいないとき、又は親権を行う者が管理権を有しないとき
成年後見人 成年者に後見開始の審判があったとき
任意代理人   本人が開示請求を委任したとき

6.開示請求時に提出いただく確認書類

本人または代理人自身を確認・証明するために以下の書類の提出もしくは提示が必要です。
※書類に機微情報(本籍地、身体障害事項等)が記載されている場合は、当社が判読できない状態にして提出もしくは提示してください。
写真付き 運転免許証
旅券(パスポート)
写真付き住民基本台帳カード
マイナンバーカード(表面)
船員手帳
在留カード、特別永住者証明書
その他公的機関が発行する写真付き証明書

写真なし 各種健康保険証
各種年金手帳(証書)
住民票記載事項証明書(住民票の写しの原本)
福祉関係各種手帳(自治体発行)
戸籍個人(全部)事項証明書(戸籍抄本・謄本)
実印と印鑑登録証明書の原本
その他公的機関が発行する証明書

(注)

1.来社される場合には、本人確認書類の原本をご持参ください。

2.郵送または代理人の方が来店され手続きをする場合には、ご本人の確認書類については、上記の書類のコピーを同封またはご持参ください。

3.代理人の方が来社され、手続きをされる場合には、代理人の方の本人確認書類の上記の原本をご持参ください。

4.本人確認書類については、有効期限があるものについては提示または送付された時点で有効なもの、有効期限がないものについては提示または送付された3ヶ月以内に発行されたものに限ります。

5.写真なし証明書の場合は2種類以上の提出が必要となります。

7.代理人の資格を証明するための書類

代理人の資格を証明するための書類(発行日から3ヶ月以内)の提出が必要です。
代理人 代理人の資格を証明するための書類
法定代理人 親権者 本人との関係が証明できる戸籍全部事項証明書(戸籍謄本)、又は住民票記載事項証明書(住民票の写しの原本)
未成年後見人 本人との関係が証明できる戸籍全部事項証明書(戸籍謄本)、又は裁判所の選任決定書(写し)、又は後見登記の登記事項証明書
成年後見人 裁判所の選任決定書(写し)、又は、後見登記の登記事項証明書
任意代理人 開示請求の委任状(本人が自己の個人保有データの開示請求を代理人に委任したもので、本人が署名し実印を捺 印したもの)、及び本人の印鑑登録証明書

8.開示する個人情報の内容

1)本人の属性 氏名、生年月日、郵便番号、住所、電話番号、性別 等

9.開示の報告

1)開示報告の対象者
@ご本人又は法定代理人からの開示請求の場合 開示報告は開示請求者に対して行います。

A任意代理人からの開示請求の場合 開示報告は、原則として本人があらかじめ届出を行っている住所の本人宛に郵送いたします。

2)開示報告の方法 原則、本人限定受取郵便により書面を郵送いたします。

3)開示の報告期限 開示の回答は開示報告書で開示請求の受付日から原則10営業日を目処に回答いたします。
但し、調査に時間を要するなど10営業日以内に開示できない場合は、ご連絡いたします。

10.開示しないことができる場合

 以下のいずれかに該当する場合は、開示いたしかねますので、予めご了承願います。
ただし、開示しない場合はその旨理由を付して通知いたします。
1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
2)本人の確認ができない場合。
3)代理人による請求で、代理権が確認できない場合。
4)当社の個人情報に該当しない場合。
5)当社の手続きをご了承いただけない場合。
6)所定の書類に不備があった場合。
7)その他法令に違反することとなる場合。

6.認定個人情報保護団体の名称

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
(苦情解決の申出先)
個人情報保護苦情相談室
電 話:0120-700-779
         03-5860-7565

7.個人情報提供の任意性および当該情報の不提供によりご本人に生じる損害

ご本人から提供していただく個人情報は、法令および当社の就業規則等諸規程に定められている事項を除き、ご本人の意志に基づき提供していただきます。

ご本人から当社へ情報の提供が行われた場合は、この基本方針に同意されたものとして取扱いたします。

また、情報提供に関してご本人に生じる損害は以下のとおりです。

(1)法令に定められている事項

・法令で定められている事項については、届出拒否や虚偽の届出を行った場合、関係各省庁への届出や申告が正確にできないため、ご本人が不利益を被る恐れがあります。

(2)当社の制度運用に関連する事項(業務受託各社の従業員の場合)

・当社の就業規則の定められている事項については、届出拒否や虚偽の届出を行った場合、処遇等で不利益を被ったり、最悪の場合は、解雇されることがあります。

・その他の事項についても、当社における諸制度の運用等に利用するため、当社における処遇等で不利益を被る恐れがあります。

制定日平成27年1月1日
最終改定日平成29年7月31日
株式会社阪急阪神ビジネスアソシエイト
代表取締役社長 梅園 逸夫

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ先
(開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申出先)
●当社
個人情報保護苦情・相談窓口担当(総務人事部マネージャ)
電 話:06-6373-5185

●認定個人情報保護団体
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
電 話:0120-700-779
         03-5860-7565
(注)当社のサービスに関する問い合わせ先ではありません

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